Tag: Amsterdam
-
Senior Executive Assistant
On behalf of a member of the Senior Leadership Team of one of our clients in Amsterdam we are looking for a full-time working English and Dutch speaking white glove Senior Executive Assistant!
The Executive of our client is in need of a Senior Executive Assistant, working closely together with both the Executive and a Project Manager; both extremely busy and travelling most of the time.
Duties & responsibilities
- Offering support with amongst others complex agenda management
- E-mail and correspondence management
- Organizing and arranging meetings and locations
- Organizing complex travel itineraries such as hotels, transfers, drivers, lunches and dinners etc.
- Anticiptaing, being a sparring partner with both the Executive and the Project Manager
- Networking and administering expense reports etc.
- White glove service towards the Executive and her Project Manager
Of course you will handle anything and everything that comes by your desk. A big part of your role will also be anticipating as much as possible and making sure that you ‘protect’ your Executive by making sure that the agenda is prepared for months ahead, so that the Executive in question is prepared all the time.
In other words: organizing, arranging, anticipating, observing, analyzing, responding, reacting and preventing fires in stead of them needing to be extinguished.
Furthermore, you will work closely with the Sr EA to the CEO as well.
Who are you?
- An experienced ***** Butler or Senior EA/PA with white glove service
- Who masters the English language and preferably the Dutch and or French language as well
- Who masters MS Office and preferably other systems too
- Who is used to a very fast paced and international working environment
- Who is a networker, integer, honest, a bit outspoken, hospitable, anticipating, helpful with a helicopterview
- And a great colleague to work with
What does the client offer?
- € 5,200-6,200 gross per month
- Great fringe benefits
- Working hybrid (possibly 50/50, depending on the Executive’s travels)
- A very interesting Butler/EA-role in an international environment
- Initially a definite contract which could be prolonged into indefinite
Is this the role you’ve been looking for?
Then, please, send Franziska your cv in English with photo and duties and responsibilities a.s.a.p. and she’ll contact you within short. Talk to you soon!
-
DIRECTIESECRETARESSE / OFFICE MANAGER (INGEVULD)
De Directeur van onze opdrachtgever, een maatschappelijk gedreven uitgeverij in Amsterdam, heeft ons gevraagd zijn nieuwe parttime Directiesecretaresse / Office Manager te vinden.
Dat doen wij natuurlijk graag!
Dus…. ben jij de Directiesecretaresse / Office Manager:
- die parttime wil werken
- zich helemaal op haar gemak voelt binnen een kleine organisatie van nog geen 10 personeelsleden
- en waarvan JIJ de spil bent?
Ja? DAN ZOEKEN WIJ JOU!
Voor jou
- € 3.200-3.700 bij fulltime
- Interessante zelfstandige baan
- Maatschappelijk en internationaal
- Werken in centrum Amsterdam
- Mogelijk direct vaste baan
Van jou
- Minimaal 24 uur per week
- HBO werk- en denkniveau
- Secretariële werkervaring
- Dienstverlenend en sparring partner
- Collegiaal, anticiperend, proactief
Wat wordt je rol?
De organisatie heeft vestigingen in Nederland, Duitsland, België, Engeland en Spanje. De Directeur is daarom veel op reis. Voornamelijk 2 of 3 dagen in Duitsland en de andere dagen in Amsterdam. Daarbij bezoekt hij regelmatig boekenbeurzen.
- Algehele ondersteuning van de Directeur
- Behandelen van agenda, telefoon en alle andere communicatie in het Nederlands en Engels
- Voorbereiden, regelen en organiseren van meetings, beurzen, reizen, hotels en transfers
- Relatiebeheer en voorbereiden drukproces boeken, monitoren, herdruk
- Verzorgen van officemanagement.
Voor de beurzen zorg jij, de DIRECTIESECRETARESSE / OFFICE MANAGER dat alle te tonen boeken gedrukt zijn, het besproken aantal boeken klaar liggen voor de Directeur om mee te nemen, de banners geregeld zijn, het hotel, het transport en nog zo veel meer.
De overeengekomen acties tijdens de vergaderingen monitor je. Je zorgt ervoor dat deze inderdaad door zowel de Directeur als je collega’s worden afgehandeld. Je assisteert in de voorbereiding van offertes en zorgt ervoor dat deze geaccordeerd worden alvorens verzending. Daarbij monitor je natuurlijk de opvolging ervan.
Verder ondersteun je de Directeur met alle zaken en details die ter tafel komen dan wel via de collega’s gevraagd worden te regelen of te accorderen.Ben je een ervaren Directiesecretaresse en/of Office Manager die zich helemaal op haar gemak voelt binnen een hele kleine organisatie van nog geen 10 personeelsleden? Een organisatie waarvan JIJ de spil bent?
Ja? Wil je je verdiepen in een hele interessante baan bij een uitgeverij met een maatschappelijke functie?
Woon je in Amsterdam of de regio? Beheers je de Nederlandse en Engelse taal uitstekend? Beheersing van de Duitse taal is een pre.
Interesse in deze mooie rol?
Neem dan snel contact met me op! Franziska, 0255 500048.